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半分の時間で2倍の仕事をさばく方法と実例-タスク・ブレイクダウン‐

2014/03/26

タスクとして意識すれば仕事が変わる。
研修製作会社で徹底されるノウハウ

0.タスクブレイクダウンとは
 
「これはもう『仕事』を超えた…
 『タスク』だ、これからは『タスク(果たすべき役割)』と呼ぶ!」
 
タスク!この記事を開いたということは、今の仕事のやり方に限界と不満を感じており、自分の仕事の効率をもっと良くしたい、あるいは、部下や同僚にもっとテキパキと動いて欲しいと望んでいるということでしょう。
 
そのためのタスクブレイクダウンです。
 
 
 
 
 
まずは従来の、ただ言われるがままに仕事をするだけのケースを考えてみよましょう。
 
例えば、「ブログの記事」を作成するとします。
 
もし上司から『会社のブログの記事を書け』とだけ言われて、漫然とペンを取り仕事に掛かってしまった。
 
すると、その記事はただペン先の赴くままに書かれた、存在理由も曖昧で読者に何も訴えかけず何ももたらさずの、あってないような無価値の商品で終わってしまいます。
 
また、そのライターであるあなた自身も、書いた記事の無意味さに白けてしまい、仕事に熱中するどころか、まるで楽しみを感じないまま無味乾燥な作業を処理するところで停滞(ステイシス)してしまいます。
 
作業時間から見ても、手間が掛かった割には大した成果を上げられていない「労働生産性の低い仕事」になってしまいます。
 
もっと活き活きと、スカッとした気分で、高品質の製品を短期間で完成させたい!
しかも、他人の目からも業務が時間とともに着実に進行していると確認できるのがイイ。
 
その手法がタスクブレイクダウンです。
 

1.仕事のタスクへの分割

タスクブレイクダウン具体的にその方法を見てみましょう。
端的に言えば、
 
一つのゴールを持つ仕事を
「Task」(分割された業務、任務)に
「Break-Down」(分析、分類)していくのです。

 
大きな目的の仕事を細やかに分割していくことが、仕事のパフォーマンスをすばらしく向上させてくれるのです。
 
先ほどの「ブログ記事を書く」という仕事であれば、
作業を行う順に仕事を分割していくと、次のようになります。
 
1)外部調査
・読者を決める
・読者の嗜好を知る
 
2)テーマの決定
・嗜好の中から、今回のテーマを絞る
・テーマに関する情報を集める
 
3)文章の構成
・記事の構成、文章の運びを決める
・改めて構成に相応しい内容の情報を集める
・ブログのタイトルと小見出し、各概要を決める
・小見出しごとに、内容を埋めていく
 
4)仕上げ
・修飾語と表現の見直し、推敲
・誤字脱字の確認
・画像の選定、設定
 
さらに、各分類ごとにそれぞれの『意義』、仕事全体の中で『果たす役割』を確認します。
 
タスクに『意義』があることを知っているのは重要です。
この『意義』をきちんと押さえていれば、目標に到る道を誤ることなく、
素早く進んで行くことができます。

個別のタスクにも、それぞれ意味がり、最後の目的に繋がる


しかし、『意義』を見出さないまま、仕事を終えるという『結果』だけを求めてしまう、
それがこれまでの仕事の常でした。
 
『結果』だけを求めていると、人は近道をしたがるものだ・・・
近道した時『真実』を見失うかもしれない。やる気もしだいに失せていく。
大切なのは『真実(=タスクの『意義』)に向かおうとする意志』だ。
 
これがあるからこそ、苦しい時期にも前を、目標を見据えて進んでいけます。
それは苦しい道ですが、なぜか頬を撫でるさわやかな黄金の風を感じることでしょう。
 
 
では先ほど『分割』した仕事にそれぞれ『なぜ行わなくてはならないのか』の『意味付け』をしてみよう。
 
1)外部調査
・読者を決める
 ターゲットの絞られない記事では当たり障りのない内容までしか踏み込めず、
 読む者の満足感に繋がりにくいから
・読者の嗜好を知る
 ターゲットの興味を引けない記事では読んで貰えないから
 
2)テーマの決定
・嗜好の中から、今回のテーマを絞る
 1記事には1テーマとしなくては読みづらいから
・テーマに関する情報を集める
 良い記事とは、裏の取れた多量の情報に立脚していなくてはならないから
 
3)文章の構成
・記事の構成、文章の運びを決める
 読みやすい、分かりやすい構成が存在し、テンプレート化さえされているから
・改めて構成に相応しい内容の情報を集める
 恐らくは構成を決めた時点で、情報が不足するパートが出てくるから
・ブログのタイトルと小見出し、各概要を決める
 読者を引きつけるため
・小見出しごとに、内容を埋めていく
 一気に書こうとせず、セクションごとに書く方が途中で筆が折れることが少ないから
 
4)仕上げ
・修飾語、表現の見直し、推敲
 読みやすく魅力的に読者を引きつけるため
・誤字脱字の確認
 誤字脱字は、靴に入った小石のように、小さい体で大きな存在感を持つ不快感を与えるから
・画像の選定、設定
 画像は目に留まりやすく、読者の好奇心を捉えるのに必要だから
 

これで『分割』と『意味付け』が完了し、仕事はタスクとなりました。
 

2.タスクごとの所要時間
もっとも大切なのが、タスクの所要時間を決めることです。
人間の集中力の限界から、どのタスクも2時間以内には完了するように設定します。
また、時間が小刻みであるほど、空いた時間にタスクを入れられる柔軟性があるので望ましい構築と言えます。
 
ここで作業時間を設定しておくことで、
自然と時間に間に合わせようとする緊張感で作業のスピードが上がり、
時間内に仕事を終わらせようとするモチベーションが得られ、
完了時には「制限時間内にやってのけたぞ!」という達成感が得られるのです。
 

 
「達成感を得られる」というのは仕事をしていく上で理想的な精神の高揚です。
逆に達成感を与えない-例えば穴を掘っては埋め、また同じ場所に穴を掘っては埋めるというような、あるいは昇ったはずの階段をいつの間にか降りており、再度昇り直さねばならないような-達成感を否定する作業は拷問であり、
絶対に仕事中に感じられては困るものであることを強く意識しておきます。
 
では、先ほどのタスクの所要時間を設定してみよう。
実現可能な範囲で、納期に間に合うように、最小の時間を与えていきます。
 
納期(1日:8時間)
 
1)外部調査
・読者を決める(10分)
・読者の嗜好を知る(30分)
 
2)テーマの決定
・嗜好の中から、今回のテーマを絞る(20分)
・テーマに関する情報を集める(2時間)
 
3)文章の構成
・記事の構成、文章の運びを決める(30分)
・改めて構成に相応しい内容の情報を集める(30分)
・ブログのタイトルと小見出し、各概要を決める(30分)
・小見出しごとに、内容を埋めていく(2時間)
 
4)仕上げ
・修飾語、表現の見直し、推敲(30分)
・誤字脱字の確認、音読(30分)
・画像の選定、設定(30分)
同じタスクでも、時間配分は個人の能力と経験と既存の知識で大きく変わります。
 
3.実行
タスクブレイクダウンがきちんとされていると、
今までと同じ仕事をしていても、
脳への負担が随分減っていることに気づいてもらえることでしょう。
 
タスクブレイクダウンにより、
目の前の敵にだけ集中できる環境が整えられており、
チベットの修行僧のように雑念の払われた心境でタスクに臨めるようになります。
 
ストレスも大幅に減じ、業務をスピーディに終えられます。
 
4.タスクブレイクダウンをチーム内で共有
さて、ここまででタスクブレイクダウンの具体的な手順は確認完了です。
では、これを個人のみで行うのではなく、チームの全員が実践する環境を作りましょう。
 
同僚が仕事をスムーズに進めてくれるようになるのはもちろん、
タスクに分割されたことで仕事の進捗が明確に共有され、
遅延のトラブルを早期に発見でき、チームでの対処ができるようになります。
また仕事の中で、他人に手伝ってもらえるタスク、他人の手を必要とするタスクが明確になることで、
スケジュールがグッと組み立てやすくまります。
 
特に、不真面目な部下や同僚にこそタスクブレイクダウンは向いています
仕事中にスマホでソーシャルゲームに興じるような人材なら最高です。
 

彼らは仕事に楽しみを見いだせずにいるか、
あるいは与えられた仕事があまりにも大きな壁ように、高さ24mの大理石の円柱のように、
大きすぎる障害に見えてしまっているのです。
 

でが、タスクブレイクダウンをするようになれば、
仕事はソーシャルゲームと同じように小刻みな達成感を与え、ゲーム以上に承認欲求を満たしてくれます。
遊んでいる社員たちが求めているもの、それを与えられるのがタスクブレイクダウンなのです。
 

特にあなたが次世代リーダーとして自らのタイムマネジメントと、
部下への仕事の割り振りに悩んでいるならば是非試してみてください。
 
長くなりましたがタスクブレイクダウンが、あなたの知的労働の生産性アップに役立てば幸いです。
 

共通の目的をタスク化してチームで取り組む。
その体験をビジネスゲームでしませんか?
タスクブレイクダウンは
「SDGs」や「地方創生」にも有効な手法です。



 
ライター:竹島雄弥
富山県立富山中部高等学校卒業
東京大学農学部環境資源科学過程生物・環境工学専修卒業
大学卒業後、ふるさと富山に帰郷。プロジェクトデザインには新卒で入社し、主に制作するコンテンツのロジック開発および、開発したコンテンツのシステム化、webマーケティング等を中心に担当。
事務所内でのもっとも重要な仕事はおいしい紅茶を淹れることである。


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