そもそもオフサイトミーティングとは?効果は?

仕事場を離れて会議を行う様子

単純に言えば「仕事場以外の場所で集まる」のがオフサイトミーティングです。
オフ(off)が「離れた」、サイト(site)が「仕事場」になります。
 

仕事場から離れることで、
無意識のうちに縛られていた「仕事場のシガラミ」からも離れることができるのが、
オフサイトミーティングの魅力です。
 

例えば、上司相手にも積極的に意見を出したり。
例えば、普段は仲の良くない同僚の意見に素直に賛成できたり。
例えば、あまり発言することが無い人から意見を引き出せたり。
固定観念から離れて、自由な発想を持てるようになり、活発な意見交換ができます。
 

柔軟な発想からは、
これまで行き詰っていた議題にブレークスルーとなる解決策を生み出す、
独創的な戦略商品の考案するなど、
意外な視点があってこその成果が期待できます。

オフサイトミーティングのコツ

オフサイトミーティングを成功させるにはコツがあります。
せっかく自由に意見を言える場を設けたというのに、
それを台無しにしてしまうことがあります。
つまり普段通りの会話と代わり映えしない状態になってしまうのです。
では、どんなことに注意すればオフサイトミーティングは上手くいくのでしょうか?
 

1)普段話さないグループ分けをする
周囲の環境が変われば見方も変わる、それがオフサイトミーティングです。
環境には単純な職場というロケーションだけではなく、
人間関係も含まれます。
そこで、普段は中々話をする機会がないメンバー同士でチームを組ませて見ます。
普段のグループとは異なった考え方や意見を参考にすることで、
自分が持っている意見に新しい風を吹き込むことができるのようになるのです。
 

2)あらゆる垣根を作らない
意見を述べるのに萎縮してしまう原因の一つが、
相手の立場が自分より上であり、対案や新規の案を出すのが遠慮されることです。
これは視点の一つを塞いでしまうことであり、
多角的な見解と分析を求めている組織にとっては大きな損失になります。
そのためオフサイトミーティングでは、上司も役員も考えません。
全員が等しく、議題を解決するために集まったメンバーなのです。
どれだけ普段は権威があってもオフサイトミーティングでは平等という認識を欠くと、
オフサイトミーティングは失敗する可能性が高まります。
 

3)メリハリを付ける(時間はしっかり、トークはゆったり)
ここまで自由さを強調してきましたが、
オフサイトミーティングも会議なのですがから、目標を達成しなくてはなりません。
時間ごとにどこまで達成しているべきかをあらかじめ共有しておきます。
この時の時間設定が肝心で、
自由に話せる時間を多くとり、目標までの道筋は個々の裁量に任せる
意見の自由さと目標の達成の両立が図れます。
 

4)自分にも他人にも批判的にならない
オフサイトミーティングでの意見交換は、ブレスト(ブレーンストーミング)で行います。
ブレストで大切なのは、他人の意見を批判しないことに加え、
自分の意見に対しても否定的にならないことが大切です。
自由な意見交換といっても、自分の意見に周囲の反応が芳しくないと落ち込みます。
自分がなぜそのような意見を持つに到ったのかの背景をきちんと伝え、
自分の考えそのものよりも自分の考え方を見てもらうようにします。
これは意見交換に留まらない、考え方や価値観の交流です。
お互いを深く知る知る良いきっかけにもなるのが、オフサイトミーティングなのです。

ビジネスゲームをオフサイトミーティングに導入

オフサイトミーティングを行った経験が無い場合や、
逆にオフサイトミーティングの形式が定着し過ぎていて新鮮さが無い場合。
 

オススメしたい解決策がビジネスゲームの導入です。
 

ビジネスゲームは現実のビジネスを再現したシミュレーションゲームです。
複雑なビジネスを個別の要素に分解し、要素同士の関係性を明確にする「モデル化」が行われています。
 

グループで行うビジネスゲームでは、通常の会社と同じく役割分担が重要になります。
しかし役割分担を敢えて、敢えて普段の業務とは違った役職にするのです。
新入社員がリーダーとなり、社長が情報収集に奔走し、内勤が営業を行います。
これでオフサイトミーティングの最大の目的である「普段の業務から離れた思考」を獲得するきっかけにできるのです。
 

また、ビジネスゲームはグループ同士の対抗戦になっています。
設計の性質上、オフサイトミーティングに必要な要素を備えているのです。
1)コミュニケーションすることで成績が大きく向上する
2)目標と価値観を共有しようとする動きが自然に生まれる
3)行動の選択肢が多数あり、組み合わせ種類が豊富
4)選択肢が明確かつ多彩なので、自分の意見を素直に言いやすい
5)時間制限がある
 

そして、ゲーム終了後に振り返りを行ってもらうことで、
成功と失敗の原因を探れることができます。
ビジネスゲームを実施した組織ごとに原因は異なるので、組織分析にも活用できます。
そのため、オフサイトミーティングのキックオフとしてビジネスゲームは最適なのです。

株式会社プロジェクトデザインが
大手監査法人さまのオフサイトミーティングで
110名参加のビジネスゲームゲームを行った様子をレポートしています。

こちらのビジネスゲームを実施しました。

財務・会計の学びに有効「The Manager」



オフサイトミーティングにオススメのビジネスゲームはこちら。

コミュニケーション能力と戦略性「The 商社」


 

PDCAサイクルを回して成績アップを体感「The Team」


ライター:【皇帝】竹島雄弥
富山県立富山中部高等学校卒業
東京大学農学部環境資源科学過程生物・環境工学専修卒業
大学卒業後、ふるさと富山に帰郷。プロジェクトデザインに新卒で入社。主に研修コンテンツのロジック開発および、研修用に使用するエクセルの計算表やマクロを構築している。またWebマーケティングも担当しており、サイトの管理運営、テキストの製作を行う。
大学時代には地球環境問題を積極的に学び、その中で学んだ「俯瞰的視点」「論理的思考」「系をモデル化する思考方法」「情報技術」などを活かして活躍している。
事務所内でのもっとも重要な仕事はおいしい紅茶を淹れることである。
 
Q:【皇帝】って?
A:ゲームこそ人生。社内ゲーム研修で決定された社内ランクです。
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